Prowadzenie sklepu Internetowego wiąże się z szeregiem konsekwencji, także od strony formalno-prawnej, do których można zaliczyć między innymi różnego rodzaju kontrole naszej działalności. W niniejszym wpisie postaramy się wskazać sprzedawcy internetowemu na jakie kontrole powinien się przygotować.

Urząd Skarbowy w sklepie internetowym

Funkcjonowanie sklepu Internetowego, czyli prowadzenie handlowej działalności gospodarczej jest „narażone” na kontrole przede wszystkim z urzędu skarbowego, co regulowane jest ustawami: Ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 (Dz.U. 1997 Nr 137 poz. 926 ze zmianami) oraz ustawa o kontroli skarbowej z dnia 28 września 1991 (Dz.U. 2011 Nr 41 poz. 214). Zapowiedziana (choć zdarzają się wyjątki np. w sprawie nieopodatkowanych przychodów czy ewidencji kasy fiskalnej) wizyta urzędników na 7 dni przed jej rozpoczęciem ma na celu poprawność funkcjonowania naszego sklepu z punktu widzenia prawa finansowego. Urzędnicy powinni się wylegitymować oraz co istotne, okazać dokument upoważniający do kontroli w którym jest zaznaczone kto, gdzie, kiedy i co powinien skontrolować.

W razie kontroli poza dokumentami rejestracyjnymi naszego sklepu (REGON, NIP itp.), powinniśmy dysponować archiwalną dokumentacją finansową (księgi podatkowe, faktury itp.) działalności na pięć lat wstecz, gdyż taki okres jest maksymalnie dozwolony do kontroli.

Prowadzący sklep internetowy przedsiębiorcy z reguły prowadzą Księgę Przychodów i Rozchodów. Jest to podstawowy element, jaki kontroluje fiskus, dodatkowo mogą sprawdzić faktury i rachunki, ewidencję pożyczek, przebiegu pojazdów, zatrudnionych pracowników czy środków trwałych. Co więcej kontroler może poprosić o ewidencję z kasy fiskalnej oraz ewidencję deklaracji podatkowych (np. VAT-7).

Warto przypomnieć, że należy posiadać i prowadzić książeczkę kontroli, w której ewidencjonowane są wszystkie kontrole podatkowe wraz z podejmowanymi w trakcie nich czynnościami.

Nienależne wywiązywanie się z naszych obowiązków względem Skarbu Państwa może doprowadzić do obowiązku zapłaty niezapłaconego lub źle obliczonego podatku wraz z odsetkami. Ponadto powstanie zaległości podatkowej może doprowadzić do czynności egzekucyjnych na podstawie ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. Nr 24, poz. 151 ze zm.). Brak terminowych wpłat podatków lub nierzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych może w konsekwencji doprowadzić do popełnienia przestępstwa skarbowego, które jest sankcjonowane dotkliwymi karami finansowymi (240 stawek dziennych za nierzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych) lub nawet pozbawieniem wolności (do 3 lat za brak wpłaty należnego podatku).

Pracownicy w sklepie, czyli kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Jeśli sklep zatrudnia pracowników wówczas możliwa jest kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy, która może być kontrolą niezapowiedzianą, a ma ona na celu sprawdzić przestrzeganie przepisów prawa pracy i BHP (ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 13 kwietnia 2007, Dz.U. 2007 nr 89 poz. 589) .

Z reguły kontrola PiP odbywa się w siedzibie firmy, po uprzednim okazaniu legitymacji służbowej. Kontroler ma prawo swobodnego poruszania się po terenie zakładu oraz żądania informacji na temat legalności zatrudnienia osób tam pracujących, akt osobowych pracowników, dokumentów technicznych związanych z lokalem, pomiarów i ekspertyz (na przykład odpowiedniej opinii dotyczącej oświetlenia). Może również swoją kontrolę zapisywać za pomocą urządzeń technicznych.

W przypadku braku uchybień, kontroler sporządza notatkę urzędową opisującą stan faktyczny zakładu pracy lub protokół w przypadku dostrzeżenia uchybień w funkcjonowaniu zakładu. Sankcjami za uchybienia mogą być: wystąpienie do ZUS czy US zawiadamiające o popełnianiu odpowiednich naruszeń lub też grzywna (mandat do wysokości 5 tysięcy zł lub nawet 30 tysięcy, gdy jest zasądzona przez sąd).

Kontrola ZUS w sklepie internetowym

Kolejnej kontroli możemy spodziewać się ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.), którego kontrolerzy sprawdzą prawidłowość wykonywania obowiązków płatniczych w zakresie ubezpieczeń społecznych, czyli zgłaszania do ubezpieczeń społecznych, prawidłowe obliczanie składek, ustalanie uprawnień do świadczeń, jak również ich terminowość. Kontroler po okazaniu legitymacji oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli może sprawdzić wszelkie dokumenty, których dotyczy kontrola oraz tych dotyczących uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej.

Typowe kontrole dla sklepu internetowego

Poza wyżej wymienionymi podmiotami, sklep internety ze względu na specyfikę prowadzenia działalności może spodziewać się również kontroli Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), który ma prawo kontrolować prawidłowość przetwarzania danych osobowych przez sklep internetowy (ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. nr 133 poz. 833), gdyż bardzo często takie sklepy posiadają bazę danych swoich klientów. Nieprawidłowości w tym obszarze mogą doprowadzić do wymierzenia grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat 3.

Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta może także dokonać kontroli sklepu Internetowego w zakresie przestrzegania zbiorowych interesów konsumentów. W razie wydania decyzji w sprawie naruszenia zbiorowych interesów konsumentów na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara finansowa w wysokości do 10 % przychodów za poprzedni rok rozliczeniowy.

Warto również pamiętać o kontroli ZAiKS, gdy sklep oferuje produkty typu płyty muzyczne, gry komputerowe oraz filmy.

W przypadku sklepów internetowych prowadzących sprzedaż poza granicę państwa możliwa jest także wizyta urzędników z Urzędu Celnego.

Podsumowanie – kontrole w sklepie internetowym

ORGAN KONTROLUJĄCY

PRZEDMIOT KONTROLI

Urząd Skarbowy Kontrola zgodności prowadzenia działalności gospodarczej z przepisami skarbowymi i podatkowymi
Zakład Ubezpieczeń Społecznych Kontrola prawidłowość wykonywania obowiązków płatniczych w zakresie ubezpieczeń społecznych
Państwowa Inspekcja Pracy Kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy i BHP
Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych Kontrola prawidłowości przetwarzania danych osobowych
Stowarzyszenie Autorów ZAiKS Kontrola w zakresie ochrony interesów twórczych
Urząd Celny Kontrola przestrzegania przepisów związanych z cłami oraz handlem zagranicznym

 

 

Na jakie kontrole powinien być gotowy sklep internetowy
2 votes, 5.00 avg. rating (98% score)