Otrzymałeś zawiadomienie o kontroli i nie wiesz, czego się spodziewać? Ten poradnik wyjaśni wszystko o tym, jak przebiega kontrola inspekcji handlowej, co sprawdza państwowa inspekcja handlowa i jak uniknąć kar finansowych.
Czym jest Państwowa Inspekcja Handlowa?
Państwowa Inspekcja Handlowa to wyspecjalizowana instytucja kontrolna działająca pod nadzorem Prezesa UOKiK. Jej głównym zadaniem jest ochrona praw konsumentów oraz zabezpieczenie interesów gospodarczych państwa. Działalność reguluje ustawa z dnia 15 grudnia 2000 roku o Inspekcji Handlowej.
Instytucja działa poprzez 16 wojewódzkich inspektoratów nadzorowanych przez wojewodów. Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność handlową – w tym właściciele sklepów internetowych – może zostać objęty kontrolą. W ostatnich latach UOKiK znacząco zwiększył liczbę kontroli e-sklepów ze względu na dynamiczny rozwój handlu elektronicznego.
Inspekcja handlowa – co kontroluje w sklepie internetowym?
Zastanawiasz się inspekcja handlowa co kontroluje dokładnie? Zakres kontroli jest naprawdę szeroki i obejmuje praktycznie wszystkie aspekty funkcjonowania e-sklepu.
Obowiązki informacyjne – fundament e-commerce
Kontrola inspekcja handlowa szczególnie dokładnie sprawdza, czy sklep spełnia wszystkie obowiązki informacyjne. To najczęściej kontrolowany obszar.
Sklep internetowy musi widocznie informować o:
Danych identyfikacyjnych:
- pełna nazwa firmy (dokładnie jak we wpisie do CEIDG/KRS)
- adres siedziby
- numer NIP, KRS lub CEIDG
- adres e-mail i telefon kontaktowy
Procesie zakupowym:
- pełnym koszcie zamówienia z podatkami
- dodatkowych kosztach (dostawa, opłaty)
- sposobach i kosztach płatności
- terminach dostawy
- prawie odstąpienia od umowy (14 dni)
- procedurze reklamacji
Ochronie danych osobowych:
- administratorze danych
- celach i podstawie przetwarzania
- okresie przechowywania
- prawach klientów (dostęp, usunięcie danych)
Kontrola inspekcji handlowej – ceny na towarach
To najbardziej wrażliwy obszar i najczęstsza przyczyna kar. Kontrola cen jest niezwykle dokładna.
Kontrola inspekcja handlowa ceny na towarach obejmuje:
Ceny podstawowe:
- każdy produkt musi mieć wyraźnie widoczną cenę w złotych
- cena musi być jednoznaczna (bez przedziałów „od… do…”)
- cena w koszyku musi być identyczna z ceną przy produkcie
Ceny jednostkowe: Najczęściej pomijany wymóg! Przy sprzedaży produktów w określonej ilości musisz podać cenę za jednostkę miary (kg, l, m, m²).
Przykład: Mleko w kartonie 0,5l za 2,50 zł wymaga podania ceny jednostkowej: 5,00 zł/l.
Dyrektywa Omnibus – najniższa cena z 30 dni: Od stycznia 2023 przy każdej obniżce musisz podać najniższą cenę produktu z ostatnich 30 dni. Inspekcja handlowa kontrola cen sprawdza to bardzo dokładnie.
Prawidłowe oznaczenie: „Cena: 89,99 zł (poprzednia: 129,99 zł, najniższa z 30 dni: 99,99 zł)”
Uwaga: Jeśli najniższa cena z 30 dni jest niższa lub równa obecnej cenie promocyjnej, musisz to uczciwie pokazać.
Regulamin i dokumenty prawne
Inspekcja handlowa dokładnie sprawdza kompletność dokumentów:
Regulamin sklepu musi zawierać:
- zasady zawierania umów
- metody płatności i koszty
- sposoby i terminy dostawy
- warunki odstąpienia od umowy
- procedurę reklamacji i rękojmi
- zasady ochrony danych
Polityka prywatności zgodna z RODO.
Formularz odstąpienia – dostępny do pobrania.
Wszystkie dokumenty muszą być:
- łatwo dostępne (stopka strony)
- możliwe do zapisania
- akceptowane przed złożeniem zamówienia
Proces zakupowy
Kontrola inspekcji handlowej może przetestować cały proces. Inspektorzy sprawdzą:
- widoczność informacji przed finalizacją
- możliwość weryfikacji zamówienia
- kompletność potwierdzenia
- zgodność z deklarowanymi terminami
Inspektor może złożyć zakup kontrolny, sprawdzając:
- zgodność produktu z opisem
- kompletność dokumentów
- jakość obsługi
Zgodność z RODO
Państwowa inspekcja handlowa współpracuje z UODO. Kontrola może obejmować:
- sposób zbierania zgód
- podstawę prawną przetwarzania
- zakres zbieranych danych
- zabezpieczenia techniczne
- realizację praw klientów
Jakość i bezpieczeństwo produktów
Inspekcja handlowa bada, czy produkty:
- spełniają wymagania jakościowe
- posiadają właściwe oznakowania (CE, znaki jakości)
- nie zagrażają zdrowiu
- mają informacje w języku polskim
- posiadają certyfikaty i atesty
Jak wygląda inspekcja handlowa kontrola?
Zawiadomienie o kontroli
Kontrola inspekcji handlowej jest zwykle zapowiadana z 7-dniowym wyprzedzeniem. Zawiadomienie określa:
- datę rozpoczęcia
- przedmiot i zakres kontroli
- dane inspektora
To czas na przygotowanie dokumentacji i weryfikację zgodności.
Kontrola bez zawiadomienia
Inspekcja handlowa kontrola może być bez uprzedzenia gdy:
- istnieje podejrzenie zagrożenia zdrowia
- przeprowadzane są zakupy kontrolne
- kontrola wynika ze skargi konsumenta
Legitymacja i upoważnienie
Kontrolę rozpoczyna inspektor przez:
- Okazanie legitymacji służbowej
- Doręczenie pisemnego upoważnienia
Upoważnienie musi zawierać:
- nazwę i adres kontrolowanego
- podstawę prawną
- dane inspektora
- przedmiot kontroli
- datę rozpoczęcia
Masz prawo sprawdzić autentyczność dokumentów.
Przebieg kontroli e-sklepu
Inspektor ma prawo do:
Analizy strony:
- przeglądania wszystkich podstron
- sprawdzania dokumentów prawnych
- testowania formularzy
- weryfikacji na różnych urządzeniach
Testowania zakupów:
- dodawania produktów do koszyka
- przechodzenia przez proces zamówienia
- sprawdzania prezentacji cen
Wglądu do dokumentacji:
- umów i faktur
- certyfikatów produktów
- korespondencji z klientami
- zapisów systemowych
Kontrola trwa od kilku godzin do kilku dni.
Protokół z kontroli
Po kontroli inspektor sporządza protokół zawierający:
- wykaz nieprawidłowości
- podstawy prawne naruszeń
- zalecenia pokontrolne
Twoje prawa:
- musisz podpisać protokół (to tylko potwierdzenie odbioru)
- możesz wnieść uwagi w ciągu 7 dni
- otrzymujesz własny egzemplarz
- inspektor ma 14 dni na odpowiedź
Najczęstsze nieprawidłowości i kary
Błędy w cenach (45% kontroli)
- brak cen jednostkowych – kara do 20 000 zł
- rozbieżności cen – kara do 20 000 zł
- brak najniższej ceny z 30 dni – kara do 20 000 zł
- powtarzające się naruszenia (3+ razy w rok) – kara do 40 000 zł
Braki informacyjne (35% kontroli)
- brak danych firmy – decyzja naprawcza
- nieprawidłowe info o odstąpieniu – kara do 10 000 zł
- brak regulaminu – kara do 10 000 zł
Problemy z produktami (15% kontroli)
- wprowadzające w błąd opisy – kara do 10% obrotu
- brak oznaczeń – nakaz wycofania
- produkty niebezpieczne – wstrzymanie sprzedaży + kara
Jak przygotować sklep na kontrolę?
Obawa przed wizytą Państwowej Inspekcji Handlowej jest naturalna, ale odpowiednie przygotowanie może zminimalizować ryzyko nałożenia kar. Kluczem jest bieżąca dbałość o dokumentację i oznakowanie towarów. Wiele ustaleń Inspekcji dotyczy elementarnego porządku w cenach i informacjach.
Najlepszym sposobem, aby przygotować się do kontroli i zminimalizować ryzyko kar, jest przeprowadzenie kompleksowego audytu sklepu, który obejmuje wszystkie elementy sprawdzane przez Inspekcję Handlową. Właśnie w tym celu najlepszym rozwiązaniem jest CheckStore.
CheckStore analizuje Twój sklep pod kątem ponad 35 kluczowych obszarów, które najczęściej prowadzą do kar.
Audyt przygotowuje doświadczony zespół prawników obsługujących już ponad 8 500 sprzedawców, dzięki czemu otrzymujesz gotową listę zmian do wprowadzenia – dokładnie tych, które może wytknąć Inspekcja Handlowa. CheckStore pozwala uniknąć wysokich kar (20–40 tys. zł za naruszenia związane z cenami.
Jeżeli chcesz zabezpieczyć swój sklep przed kontrolą IH i działać w pełni zgodnie z przepisami, CheckStore jest najprostszym i najbardziej kompletnym rozwiązaniem.
Audyt możesz zamówić tutaj: prokonsumencki.pl/uslugi/checkstore-audyt/
Twoje prawa podczas kontroli
Masz prawo do:
- wglądu w dokumenty kontrolne
- obecności podczas czynności
- zgłaszania zastrzeżeń
- otrzymania kopii protokołu
- odwołania się od decyzji
- odszkodowania (jeśli kontrola była z naruszeniem prawa)
Podsumowanie
Kontrola inspekcji handlowej nie jest straszna, jeśli prowadzisz sklep zgodnie z prawem. Kluczem sukcesu jest:
- Znajomość przepisów – śledź zmiany
- Prawidłowe ceny – jednostkowe i Omnibus
- Kompletne informacje – wszystko dostępne
- Właściwa dokumentacja – aktualne regulaminy
- Zgodność z RODO – bezpieczeństwo danych
- Audyt próbny – warto zainwestować w CheckStar, dzięki któremu będziesz pewny ze wszystko w twoim sklepie internetowym jest poprawne na Inspekcje Handlowa.
Inspekcja handlowa co kontroluje? Wszystko – od danych firmy, przez ceny, po jakość produktów. Państwowa inspekcja handlowa działa w interesie rynku, więc uczciwy biznes nie ma się czego obawiać.
Pamiętaj: koszt przygotowania to zawsze mniej niż kary za nieprawidłowości. Zainwestuj w zgodność – będziesz spał spokojnie.
