Żaden sklep internetowy nie może działać bez biura księgowego czy księgowości – ewidencję zysków i wydatków należy przecież prowadzić, by rozliczać się z Urzędem Skarbowym. Jeżeli potraficie zrobić to sami – gratulujemy. Większość osób jednak ma z tym problem, dlatego musi zlecić te usługi firmom zewnętrznym. Jak wybrać dobre biuro rachunkowe dla e-sklepu? Postaramy się odpowiedzieć w poniższym, krótkim poradniku.

Księgowość nie taka prosta

Rzadko który sprzedawca internetowy ma wystarczającą wiedzę i wykształcenie, by samodzielnie prowadzić księgowość swojego sklepu. Nie da się ukryć, że w naszym kraju to zadanie nie należy do najłatwiejszych. Złożoność zagadnień podatkowych i problemy z interpretacją niektórych przepisów nie ułatwiają tego zadania. Nic więc dziwnego, że większość sprzedawców internetowych zleca prowadzenie księgowości własnego e-sklepu firmom zewnętrznym, które specjalizują się w takich usługach. Ostatnio niezwykle popularne stały się internetowe biura rachunkowe, m.in. przez to, że są bardzo szybkie, zautomatyzowane oraz często zapewniają niemalże nieustanną pomoc online. No bo skoro sklep internetowy, to może i księgowość internetowa? To wcale nie jest złe wyjście. Na co jednak musimy zwrócić uwagę przy wyborze firmy, która zajmie się naszymi finansami? Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Na co koniecznie musisz zwrócić uwagę?

Powierzenie finansów swojej firmy wymaga sporego zaufania, którego nabędziesz dopiero po długich miesiącach współpracy. Na początku „znajomości” z danym biurem księgowym koniecznie zwróć jednak uwagę na poniższe rzeczy, by współpraca przebiegała legalnie i bezpiecznie:

• ODPOWIEDZIALNOŚĆ CYWILNA (OC) – koniecznie sprawdź czy dane biuro rachunkowe posiada ważną polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) z tytułu świadczonych usług. Dlaczego? Jeżeli interesujące Cię biuro rachunkowe wykupi taką polisę, jest to znak, że podchodzi do swoich zadań profesjonalnie, a swoich klientów traktuje poważnie i ma na względzie ich bezpieczeństwo. Dla biura rachunkowego jest to również zabezpieczenie przed popełnieniem ewentualnych błędów. Od 2004 roku ubezpieczenie od szkód powstałych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest obowiązkowe. Obowiązkowe jest także ubezpieczenie doradcy podatkowego. Należy koniecznie sprawdzić czy biuro dopełniło ustawowego obowiązku ubezpieczenia swojej działalności. Czy ubezpieczenie obejmuje inne czynności biura? Jakie? Na przykład rozliczanie ZUS-ów czy Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów. Tam również mogą powstać błędy, za które klient może domagać się odszkodowania. Pamiętaj, że odpowiedzialność za błędy księgowe przed urzędem skarbowym ponosisz Ty jako podatnik, któremu później dopiero przysługuje regres do Biura Rachunkowego – wypłacalnego bądź nie.
• ODPOWIEDNIE UPRAWNIENIA – zweryfikuj czy biuro rachunkowe posiada odpowiednie uprawnienia do prowadzenia działalności księgowej bądź doradczej. Często firmy prześcigają się w nic nie znaczących sloganach, które mówią, że „Biuro rachunkowe XYZ posiada licencję Ministra Finansów do prowadzenia ksiąg rachunkowych”. Sęk w tym, że… takich licencji nie ma – przynajmniej nie dla całego biura. Licencję mogą otrzymać poszczególni pracownicy, np. licencja doradcy podatkowego itp. Czytaj uważnie i jeśli czegoś nie rozumiesz – pytaj koniecznie. Dlaczego? Bo tak, jak pisaliśmy wyżej, to Ty w pierwszej kolejności ponosisz odpowiedzialność podatkową przed urzędem skarbowym.
• WIELKOŚĆ BIURA I JEGO DOŚWIADCZENIE – księgowość to ostatnio dość popularny zawód, dlatego firm, które świadczą takie usługi jest coraz więcej. Wybieraj tylko takie, które mogą pochwalić się jak najbogatszym doświadczeniem na rynku. Oczywiście, może być tak, że zupełnie nowe biuro będzie spełniało swoją funkcję w sposób bezbłędny, ale chyba nie chcesz być królikiem doświadczalnym? Zwróć również uwagę na wielkość interesującego Cię biura rachunkowego. Dlaczego? W gąszczu klientów Twój sklep internetowy może stać się mało ważny, co oczywiście będzie nieprofesjonalne, jak również i niekomfortowe dla Ciebie. Sprawdź w jakich godzinach możesz liczyć na pomoc i wsparcie wybranego przez Ciebie biura rachunkowego. Z początku może wydawać się to mało istotne, jednak atmosfera panująca w okresie współpracy będzie bardzo ważna. Im łatwiejszy dostęp do pomocy danego biura rachunkowego, tym lepiej – uwierz nam.
• BEZPIECZEŃSTWO – wybierając biuro rachunkowe dla swojej firmy czy sklepu internetowego, musisz pamiętać, by zasięgnąć jak najwięcej informacji na temat bezpieczeństwa przechowywanych danych – również Twoich. Jeśli firma przechowuje je online, sprawdź czy ma odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. Jeśli natomiast udostępnia swój magazyn, również powinieneś zainteresować się czy jest on odpowiednio zabezpieczony, by kradzież ewentualnych danych było jak najmniej prawdopodobne.
• OPINIE I REFERENCJE – jeżeli masz wątpliwości, które biuro rachunkowe wybrać, spróbuj dotrzeć do jakichkolwiek opinii na jego temat (np. w Internecie) lub referencji. Może Twoi znajomi korzystali z któregoś z biur rachunkowych i mogą Ci je polecić? Poświęć trochę czasu na zebranie jak największej ilości informacji na temat interesującej Cię firmy, bo w końcu masz powierzyć im swoje finanse. To ważna decyzja – nie podejmuj jej pochopnie.

Mamy nadzieję, że po przeczytaniu powyższych rad nie podejmiesz złej decyzji dotyczącej wyboru biura rachunkowego lub księgowości online. Oczywiście, możesz postawić na usługi firmy stacjonarnej, jednak pamiętaj, że większość biur księgowych działających online zapewnia niemalże nieustanną pomoc, w razie jakichkolwiek wątpliwości czy problemów. To bardzo ważne i uwierz, że nie raz będziesz korzystać z tej możliwości. Poniżej przedstawiamy kilka sprawdzonych przez nas firm, z którymi mamy przyjemność współpracować. Jeżeli wybierzesz ich usługi, możesz liczyć na atrakcyjne rabaty i darmowe testowanie ich usług przez cały miesiąc, co z pewnością pomoże Ci podjąć trafną decyzję. Polecamy serdecznie i życzymy jak największych sukcesów w branży ecommerce!

Sprawdź usługi internetowych biur księgowych polecanych przez CentrumSprzedawcy.pl z atrakcyjnymi rabatami i bezpłatnym miesiącem testowym!