Z dniem 1 stycznia 2014 roku weszła w życie zmiana ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Wraz z nowymi przepisami wprowadzono do ustawy definicję faktury elektronicznej.
Co to jest faktura elektroniczna
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (np. pdf).
Czym różni się faktura elektroniczna od tradycyjnej faktury
Wskazana wyżej ustawowa definicja faktury elektronicznej pozwala na przyjęcie, że faktura elektroniczna w stosunku do tradycyjnej (papierowej) faktury różni elektroniczny format jej przechowywania, który nie wymaga konieczności posiadania wersji papierowej. Jednakże nie jest to jedyna różnica występująca pomiędzy fakturą elektroniczną a papierową. Poniżej wskazujemy te najistotniejsze różnice.
Akceptacja odbiorcy faktury na zastosowanie faktury elektronicznej
Akceptacja odbiorcy faktury na zastosowanie faktury w formie elektronicznej jest jedną z podstawowych różnic pomiędzy fakturą papierową a fakturą elektroniczną. Spełnienie powyższego wymogu niekoniecznie musi wiązać się z wyrażeniem uprzedniej zgody odbiorcy faktury na wystawienie faktury elektronicznej. Choć wyrażenie zgody przez odbiorcę może to być jeden ze sposobów zaakceptowania tej formy faktury, pojęcie akceptacji faktury jest szersze aniżeli wyrażenie zgody na jej dokonanie. Tak więc zaakceptowaniem faktury elektronicznej może być również jej przyjęcie przez odbiorcę i niezakwestionowanie tej formy, czy też dokonanie przez odbiorcę faktury płatności należności stwierdzonej przy pomocy faktury elektronicznej.
Faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy rejestrującej
Jak wskazano wyżej w odniesieniu do faktur elektronicznych nie jest wymagane przechowywanie ich w wersji papierowej. Dlatego też dla zachowania wymogu przechowywania faktury elektronicznej wystarczające jest np. zapisanie faktury elektronicznej na dysku. Jednakże jeżeli sprzedaż, którą dokumentuje faktura elektroniczna została zarejestrowana także za pomocą kasy rejestrującej (kasy fiskalnej) wymagane jest zachowanie w dokumentacji podatnika paragonu fiskalnego wraz z informacją o wystawionej fakturze elektronicznej oraz informacją pozwalającą na zidentyfikowanie tej faktury (np. numerem faktury i datą jej wystawienia).
Przechowywanie faktur elektronicznych
Zasadniczo przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nakładają na podatników, posiadających siedzibę działalności na terytorium kraju, obowiązek przechowywania wystawionych przez siebie bądź też otrzymanych od innych podmiotów faktur na terytorium kraju. W odniesieniu do faktur elektronicznych podatnicy nie muszą spełniać tego wymogu, jeżeli faktury elektroniczne przechowywane są poza terytorium kraju w w sposób który umożliwia organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, za pomocą środków elektronicznych.
