Mamy wiele zapytań od sprzedawców internetowych w sprawie prawidłowego księgowania zwrotów i reklamacji towarów zakupionych przez Internet. O ile w przypadku sprzedaży stacjonarnej sprawa jest stosunkowo prosta i w łatwy sposób można spełnić stawiane sprzedawcy wymagania – np. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. To w przypadku sprzedaży internetowej taki wymóg jest bardzo trudny do spełnienia, szczególnie w kontekście przepisów konsumenckich, które nie pozwalają nałożenia na konsumenta obowiązku wymogu podpisania takiego protokołu. Co więcej uzależnianie zwrotu od podpisania protokołu będzie uznane za klauzulę niedozwoloną. 

Co w takim wypadku może zrobić sprzedawca? O tym piszemy poniżej. Okazuje się, że sprzedawcy internetowy przy zachowaniu kilku warunków mogą obniżyć podstawę opodatkowania o wartość zwróconego towaru i to bez protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę. 

Podatnik pyta, Dyrektor Izby Skarbowej odpowiada w sprawie protokołu przyjęcie zwrotu towaru lub reklamacji

W niniejszej sprawie odwołamy się do interpretacji indywidualnej wydanej 14 maja 2015 r. (IPTPP4/4512-92/15-4/BM). Na wstępie przedstawimy stan faktyczny i pytania sprzedawcy, a w dalszej kolejności stanowisko Izby Skarbowej.

STAN FAKTYCZNY

Wnioskodawca zwana dalej również Wnioskodawcą lub Spółką zajmuje się sprzedażą detaliczną odzieży dla kobiet wieku 30 + lat. Jest to sprzedaż o charakterze konsumenckim. Sprzedaż jest prowadzona za pośrednictwem sieci placówek handlowych -sklepów stałych oraz za pośrednictwem Internetu. Sprzedaż za pośrednictwem Internetu odbywa się przy użyciu platformy zamieszczonej na stronie internetowej utrzymywanej przez Wnioskodawcę pod nazwą ……, która dla uproszczenia będzie dalej zwana sklepem internetowym lub sklepem ……

Oczywiście sprzedaż czy to w sklepach stacjonarnych czy to w sklepie internetowym jest ewidencjonowana za pomocą kas rejestrujących.

Sprzedaż w sklepie internetowym podlega przepisom o umowach między przedsiębiorcami a konsumentami zawieranych poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość w rozumieniu ustawy o prawach konsumentów. Zatem konsumentom dokonującym zakupów w sklepie internetowym za pośrednictwem platformy ….. przysługuje uprawnienie do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od zawartej z Wnioskodawcą umowy, o którym mowa w przepisie art. 27 ustawy o prawach konsumentów i następnych przepisach. Wnioskodawca umożliwia swoim klientom zawieranie umów sprzedaży drogą elektroniczną, zatem zgodnie z treścią przepisu art. 30 ust. 3 ustawy o prawach konsumenta Wnioskodawca zobowiązany jest do umożliwienia swoim klientkom złożenie oświadczenia o odstąpieniu od umowy drogą elektroniczną. Po złożeniu takiego oświadczenia strony umowy, od której odstąpiono, czyli Wnioskodawca oraz klient odstępujący od umowy wykonują niezwłocznie wynikające z takiego odstąpienia obowiązki. Wnioskodawca dokonuje zwrotu płatności w sposób w jaki płatność za sprzedany towar odzieżowy została dokonana przez klienta, chyba że klient wyrazi wolę zwrotu pieniędzy w inny sposób. Zwrot płatności może być dokonany przelewem bankowym na rachunek konsumenta bądź przy użyciu systemu Dotpay bądź gotówką w którymkolwiek stacjonarnym sklepie jeśli klient wyrazi taką wolę. Zwrot zapłaty w systemie Dotpay lub przelewem bankowym jest rejestrowany w systemach bankowych – potwierdzeniem będą tu wyciągi bankowe. Zwrot gotówką jest dokumentowany stosownym protokołem, dokumentującym również zwrot towarów w sklepie stacjonarnym. Protokół podpisywany przez klienta i sprzedawcę w sklepie stacjonarnym dokumentuje zarówno zwrot towarów jak i zwrot płatności jeśli na życzenie klienta obydwa zwroty są dokonywane w sklepie stacjonarnym. Natomiast zwrot towarów na skutek złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy może nastąpić w zależności od woli klienta w sklepie stacjonarnym jak i za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera, gdzie towar zwraca się na wskazany przez wnioskodawcę adres. W przypadku zwrotu towaru w sklepie stacjonarnym spisywany jest protokół dokumentujący zarówno zwrot pieniędzy jak i zwrot towaru. Jest to potwierdzenie zwrotu towaru i pieniędzy. W przypadku zwrotu towaru za pośrednictwem poczty lub kuriera nie jest sporządzony żaden protokół bowiem jest to niemożliwe na odległość. Zwracany towar oraz odstępujący od umowy konsument zwracający towar są identyfikowanie na podstawie dokumentów pocztowych adresie nadawcy oraz kodów na metkach na towarze. Za pomocą kodów można zidentyfikować zarówno odstępującego od umowy klienta jak i samą transakcję, od której konsument odstąpił, której przedmiotem był zwracany towar. Po zwrocie towarów i ich identyfikacji w sposób wskazany powyżej towar jest przyjmowany na powrót do ewidencji jako towar handlowy przeznaczony do powtórnej sprzedaży na podstawie dokumentu nazywanego korektą. Wszystkie te dokumenty są przechowywane przez Spółkę.

W przypadku odstąpienia od umowy przez klienta Wnioskodawcy i zwrotu towaru za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera, nie będzie możliwe sporządzenia podpisanego przez klienta – nabywcę zwrotu towaru, a co więcej wymaganie od klienta podpisania takiego protokołu byłoby sprzeczne z prawem i mogło za to naruszenie prawa spowodować nałożenie na Wnioskodawcę kary pieniężnej.

PYTANIA PODATNIKA

Czy w opisanym stanie faktycznym, w sytuacji kiedy na skutek odstąpienia od umowy klient zwraca Wnioskodawcy towar za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera, i nie składa podpisu na protokole przyjęcia zwrotu towarów, Wnioskodawca uprawniony jest do skorygowania zapisu kasy fiskalnej, dokonanego w związku z zakupem zwracanych towarów, w odrębnej ewidencji, o której mowa § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, a co za tym idzie obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem VAT o kwotę zwróconej płatności za towar…

Zdaniem Wnioskodawcy, na zadane pytanie należy udzielić odpowiedzi twierdzącej.

STANOWISKO IZBY SKARBOWEJ

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Sprzedaż w sklepie internetowym podlega przepisom o umowach między przedsiębiorcami a konsumentami zawieranych poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość w rozumieniu ustawy o prawach konsumentów. Zatem konsumentom dokonującym zakupów w sklepie internetowym za pośrednictwem platformy …..przysługuje uprawnienie do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od zawartej z Wnioskodawcą umowy, o którym mowa w przepisie art. 27 ustawy o prawach konsumentów i następnych przepisach. Wnioskodawca umożliwia swoim klientom zawieranie umów sprzedaży drogą elektroniczną zatem, zatem zgodnie z treścią przepisu art. 30 ust. 3 ustawy o prawach konsumenta Wnioskodawca zobowiązany jest do umożliwienia swoim klientkom złożenie oświadczenia o odstąpieniu od umowy drogą elektroniczną. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy drogą elektroniczną jakie składa klient zawiera oświadczenie woli, iż klient odstępuje od umowy oraz dane identyfikujące umowę, takie jak jej data – data zakupu, specyfikacja zakupionych towarów, w sposób pozwalający na ich jednoznaczne przypisanie do umowy. Po złożeniu takiego oświadczenia strony umowy, od której odstąpiono, czyli Wnioskodawca oraz klient odstępujący od umowy wykonują niezwłocznie wynikające z takiego odstąpienia obowiązki. Wnioskodawca dokonuje zwrotu płatności w sposób w jaki płatność za sprzedany towar odzieżowy została dokonana przez klienta, chyba że klient wyrazi wolę zwrotu pieniędzy w inny sposób. Zwrot płatności może być dokonany przelewem bankowym na rachunek konsumenta bądź przy użyciu systemu Dotpay bądź gotówką w którymkolwiek stacjonarnym sklepie jeśli klient wyrazi taką wolę. Zwrot zapłaty w systemie Dotpay lub przelewem bankowym jest rejestrowany w systemach bankowych – potwierdzeniem będą tu wyciągi bankowe. Zwrot towarów na skutek złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy może nastąpić w zależności od woli klienta w sklepie stacjonarnym jak i za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera, gdzie towar zwraca się na wskazany przez wnioskodawcę adres. W przypadku zwrotu dokonywanego za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera, Wnioskodawca sporządza jednostronny protokół przyjęcia zwrotu towaru, w którym nie będzie podpisu klienta zwracającego towar. Zwracany towar oraz odstępujący od umowy konsument zwracający towar są identyfikowani na podstawie dokumentów pocztowych adresie nadawcy oraz na kodów na metkach na towarze. Za pomocą kodów można zidentyfikować zarówno odstępującego od umowy klienta jak i samą transakcję, od której konsument odstąpił, której przedmiotem był zwracany towar. Wszystkie te dokumenty są przechowywane przez Spółkę.

Dodać przy tym należy, iż Wnioskodawca może zalecić swoim klientom zwracającym towar, aby do przesyłki dołączali podpisany formularz identyfikujący klienta i towar jednak nie może wymagać załączenia takiego formularza ani tym bardziej nie może od jego załączenia warunkować zwrotu pieniędzy, czy tym bardziej warunkować skuteczności odstąpienia od umowy. Obligowanie konsumenta do uzyskania pisemnego potwierdzenia odstąpienia od umowy, sprzeciwiałaby się przepisom ustawy o prawach konsumenta i implementowanej przez nie dyrektywy. Celem tych przepisów jest bowiem przede wszystkim ujednolicenie ram regulacyjnych na poziomie Unii Europejskiej.

Zatem w przypadku odstąpienia od umowy przez klienta Wnioskodawcy i zwrotu towaru za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera, nie będzie możliwe sporządzenia podpisanego przez klienta – nabywcę zwrotu towaru, a co więcej wymaganie od klienta podpisania takiego protokołu byłoby sprzeczne z prawem i mogło za to naruszenie prawa spowodować nałożenie na Wnioskodawcę kary pieniężnej.

Sprzedaż towarów, które są przedmiotem zwrotu jest dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Zwrot towarów, sprzedanych za pośrednictwem Internetu jest dokumentowany w zależności od tego czy następuje za pośrednictwem operatora pocztowego czy też w sklepie. Wnioskodawca zatem gromadzi dokumenty potwierdzające sprzedaż, a także przesłane drogą elektroniczną oświadczenie o odstąpieniu od umowy (wydruk), w przypadku zwrotu osobistego przez klienta w sklepie – protokół przyjęcia zwrotu towaru podpisany przez obie strony, w przypadku jego przesłania za pośrednictwem kuriera lub operatora – kopertę lub inne opakowanie przesyłki z danymi klienta zwracającego towar, datą nadania przysyłki rejestrowanej zawierającej w celu zwrotu towaru oraz kopie dokumentu potwierdzającego odbiór zwracanego towaru, dokumenty polecenie przyjęcia towaru do magazynu, protokół przyjęcia zwrotu towaru, który w przypadku zwrotu dokonanego w sklepie będzie zawierał podpis sprzedawcy i klienta, a w przypadku zwrotu dokonanego za pośrednictwem operatora pocztowego będzie podpisany wyłącznie przez Wnioskodawcę, potwierdzenie zwrotu zapłaconej ceny (przekaz, przelew, system dotpay, potwierdzenie zwrotu gotówką) – zwrot pieniędzy nastąpi dopiero po zwrocie towaru.

Zwrot towarów sprzedawanych za pośrednictwem Internetu jest ujmowany przez Wnioskodawcę w odrębnej ewidencji, o której mowa § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, która będzie posiadała elementy, wymienione w § 3 ust. 4 punkty 1- 6 wspomnianego rozporządzenia. W przypadku zwrotu dokonywanego za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera, Wnioskodawca sporządza jednostronny protokół przyjęcia zwrotu towaru, w którym nie będzie podpisu klienta zwracającego towar. Na podstawie tej ewidencji możliwa jest identyfikacja zwróconego towaru z zamówieniem złożonym przez konkretnego klienta, przy czym klientowi zwracane są pieniądze dopiero po zwrocie towaru, zatem bez identyfikacji klienta i jego zamówienia nie nastąpi zwrot pieniędzy.

Odnosząc się do okoliczności wskazanych we wniosku, wskazać należy, że z powołanego rozporządzenia wynika, że zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach.

Należy zauważyć, iż ewidencja, o której mowa w § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących winna zawierać wszystkie elementy wymienione w pkt od 1 do 7.

W sytuacji braku w tej ewidencji jednego z elementów wymienionych w § 3 ust. 4 pkt 7 ww. rozporządzenia tj. braku podpisu nabywcy na protokole przyjęcia zwrotu towaru potwierdzenie zwrotu towaru może być dopuszczalne jedynie w określonych uzasadnionych przypadkach.

Zauważyć tu należy, iż obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur), jednak brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu zakupionego towaru.

W przypadku Wnioskodawcy uwzględnić należy specyfikę realizowanej sprzedaży, objętej zakresem pytania. Sprzedaż dokonywana jest wysyłkowo, za pośrednictwem Internetu, natomiast w przypadku zwrotu towaru, zwrot ten Wnioskodawca otrzymuje za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera. W takiej sytuacji nie jest możliwe – jak wskazał Wnioskodawca – podpisanie protokołu przyjęcia zwrotu towaru przez nabywcę. Zatem należy uznać, że w takiej sytuacji brak podpisu nabywcy towaru na protokole jego zwrotu wynika z faktu otrzymania zwróconego towaru za pośrednictwem operatora pocztowego bądź kuriera.

Obniżenie podstawy opodatkowania możliwe będzie, w przypadku posiadania przez Wnioskodawcę dokumentacji, z której będzie wynikał zwrot towaru przez określonego klienta, wartość zwróconego towaru oraz zwrot klientowi uiszczonej przez niego należności za towar. Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca gromadzi dokumenty potwierdzające sprzedaż, a także przesłane drogą elektroniczną oświadczenie o odstąpieniu od umowy (wydruk), w przypadku zwrotu osobistego przez klienta w sklepie – protokół przyjęcia zwrotu towaru podpisany przez obie strony, w przypadku jego przesłania za pośrednictwem kuriera lub operatora – kopertę lub inne opakowanie przesyłki z danymi klienta zwracającego towar, datą nadania przysyłki rejestrowanej zawierającej w celu zwrotu towaru oraz kopie dokumentu potwierdzającego odbiór zwracanego towaru, dokumenty polecenie przyjęcia towaru do magazynu, protokół przyjęcia zwrotu towaru, który w przypadku zwrotu dokonanego w sklepie będzie zawierał podpis sprzedawcy i klienta, a w przypadku zwrotu dokonanego za pośrednictwem operatora pocztowego będzie podpisany wyłącznie przez Wnioskodawcę, potwierdzenie zwrotu zapłaconej ceny (przekaz, przelew, system dotpay, potwierdzenie zwrotu gotówką).

Uwzględniając powyższe oraz specyfikę działalności Wnioskodawcy objętej zakresem pytania, należy stwierdzić, iż posiadając dokumenty potwierdzające zwrot towarów za pośrednictwem operatora pocztowego lub kuriera, Wnioskodawca, pomimo braku podpisu nabywcy na protokole przyjęcia zwrotu towaru, będzie mógł dokonać korekty danych zapisanych w pamięci kasy rejestrującej za pomocą ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia i na tej podstawie dokonać obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconego towaru. Należy zauważyć, iż stosownie do przepisu art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy, podstawę opodatkowania obniża się m.in. o wartość zwróconych towarów. Jeżeli zatem „kwota zwróconej płatności za towar” będzie równa wartości zwróconego towaru, wówczas Wnioskodawca będzie mógł obniżyć podstawę opodatkowania o kwotę zwróconej płatności za towar.

Czy zatem można bezpiecznie obniżyć podstawę opodatkowania bez podpisanego protokołu?

Bezpiecznie tak, ale jeżeli uprzednio uzyskamy dla nas korzystną interpretację podatkową – jej koszt to 40 zł, więc zalecamy skorzystanie z tego rozwiązania. Wynika to z faktu, że dana interpretacja chroni danego podatnika, który o nią wystąpił. Co prawda istnieje duże prawdopodobieństwo, że w podobnym stanie faktycznym nasz urząd zajmie takie samo stanowiska, aczkolwiek aby wyeliminować ryzyko uznaniowości warto uzyskać swoją interpretację.

Jeżeli nie uzyskamy interpretacji indywidualnej, to pozostaje nam podpierać się argumentacją wskazaną w powyższej interpretacji. Dodatkowo można się jeszcze odwołać do interpretacji z dnia 14 października 2013 r., zgodnie z którą:

Stanowisko Wnioskodawcy, dotyczące prawa do pomniejszenia obrotu i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru pomimo braku podpisu nabywcy lub/i sprzedawcy na protokole zwrotu, o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 7 rozporządzenia, należało uznać za prawidłowe wyłącznie w odniesieniu do sytuacji, gdy:

  • uzyskanie podpisu nabywcy jest niemożliwe, gdyż nie istnieje już punkt sprzedaży, w którym klient kupuje towar i odsyła go do centrali Wnioskodawcy, pod warunkiem, że elementem protokołu będzie korespondencja od klienta (np. list, w którym klient motywuje zwrot towaru, dowód nadania towaru przez klienta na poczcie) podpisane przez tego klienta
  • sprzedawca sporządza protokół używając swojego osobistego i niepowtarzalnego hasła, które służy mu do logowania się do systemu, i to hasło (login) stanowi niejako podpis pracownika przyjmującego zwrot.

Aby być obiektywnym musi także podać interpretację przeciwną – dla przykładu podajemy poniżej inną interpretację (IPTPP4/443-617/14-6/JM), zgodnie z którą sporządzenie protokołu jest konieczne:

„W związku z tym posiadanie przez Stronę ww. dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży jak również prowadzenie ewidencji o której mowa w § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia zawierającej wszystkie wymagane dane oraz sporządzanie protokołu przyjęcia zwrotu towaru podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę są wystarczające do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług a tym samym dokonania korekty podatku należnego.”

Podsumowanie

Jak widać jest możliwość obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconego towaru w przypadku braku protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę, a możliwość obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconego towaru. Niezbędne jest spełnienie określonych przesłanek, o których pisaliśmy powyżej.

W razie pytań jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Brak protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę, a możliwość obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconego towaru
6 votes, 5.00 avg. rating (99% score)