Przedsiębiorco, jeśli prowadzisz sklep internetowy i zapoznałeś się z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych (UODO), to zapewne pomyślałeś również o tym, aby uniknąć obowiązku rejestracji zbioru danych osobowych. UODO przedstawia cały katalog podstaw do zwolnienia z rejestracji – wśród nich przedsiębiorcy znajdują pewną furtkę. Czy jednak słusznie? Zaraz to sobie wyjaśnimy.

Kiedy mamy do czynienia ze zwolnieniem z obowiązku rejestracji zbioru w GIODO

W artykule 43 Ustawy o Ochronie Danych Osobowych wymienionych jest 15 podstaw do zwolnienia zbiorów danych osobowych z rejestracji. Jeden z nich (art.43 ust. 8) mówi, że z obowiązku tego zwolnieni są administratorzy, którzy dane przetwarzają „wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej”.

Wydawać by się mogło, że dla sklepów internetowych jest to furtka, która pozwala uniknąć konieczności rejestracji zbioru. Jest to jednak błędne założenie. Zaniechanie rejestracji zbioru danych osobowych przetwarzanego w sklepie internetowym z powołaniem się na ten zapis może ściągnąć na przedsiębiorcę kłopoty i konsekwencje związane z nieprzestrzeganiem zapisów UODO. Dlaczego tak jest? O tym piszemy poniżej.

W jakich celach sklep internetowy przetwarza dane i dlaczego nie będzie zwolniony z obowiązku rejestracji

Prowadząc sklep internetowy, zbierasz dane osobowe. Dzieje się to przy rejestracji, jeśli w Twoim sklepie trzeba bądź można się rejestrować. Jeśli klient Twojego sklepu nie rejestruje się, to i tak zostawi Ci dane przy składaniu zamówienia.

Jako przedsiębiorca sam wiesz najlepiej, jakie dane są Ci niezbędne do wystawienia faktury czy rachunku. Są to imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP – nic więcej.

Czy tylko taki zakres danych zbierasz w swoim sklepie? Nie sądzę.  Niemal zawsze do powyższych dochodzą adres e-mail, adres do wysyłki. Niekiedy także numer telefonu, płeć, data urodzenia i inne dane. Tak więc zbieramy dane wykraczające poza zakres potrzebny do „wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej”. Tym samym nie spełniamy przesłanki pozwalającej na zwolnienie z rejestracji zbioru.

Nie zdarza się również, aby dane zbierane w sklepie internetowym były wykorzystywane wyłącznie w celach związanych z rozliczeniami finansowymi. Zazwyczaj w sklepie internetowym klienci podają swój adres e-mail, który wykorzystywany jest do powiadamiania o statusie transakcji i zaawansowaniu realizacji zamówienia. Niekiedy ten adres wykorzystywany jest również do prowadzenia e-mail marketingu. Większość sklepów wysyła swoje towary do klienta za pośrednictwem poczty lub firm kurierskich. Tak więc celem zebrania danych adresowych jest realizacji wysyłki.

Jak widać, sklep internetowy jest bytem, który z racji specyfiki swojego działania dane przetwarza w celu i zakresie szerszym niż wymieniony w art. 43 ust. 8 Ustawy o Ochronie Danych Osobowych.

Zamiast szukać furtki, lepiej zarejestrować zbiór danych osobowych i spać spokojnie.

– – –

Autorem wpisu jest Rafał Tochman – specjalista w dziedzinie ochrony danych osobowych w e-commerce, właściciel marki SafeLog.pl, właściciel księgarni internetowej z e-bookami.

Czy sklep internetowy zwolniony jest z obowiązku rejestracji zbioru w GIODO
3 votes, 5.00 avg. rating (99% score)