Obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika z art. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dodatkowe regulacje dotyczące kas fiskalnych są z kolei zawarte w rozporządzeniach Ministra Finansów, z których najważniejsze to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 04 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Początkowo zwolnieniem z obowiązku posiadania kasy fiskalnej objęta była spora kategoria osób. Z czasem zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej stopniowo były wyłączane. W 2015 r., na mocy nowego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej została objęta jeszcze większa liczba przedsiębiorców, a zwolnienia stały się znacznie mniej atrakcyjne.
Patrząc na kierunek działań, z łatwością można zauważyć, że docelowo znikać będą wszystkie zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych przy prowadzeniu ewidencji sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Zmiany te wprowadzane są jednak stopniowo.
Czy kasa fiskalna to zawsze mus?
W pierwszej kolejności należy podkreślić, że posiadanie kasy fiskalnej jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą i współpracującego z konsumentami. Jako punkt wyjściowy należy zatem zawsze stawiać sobie konieczność posiadania kasy fiskalnej i od tej konieczności można ewentualnie szukać wyjątków. Oznacza to więc, że obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej nie są objęte poszczególne grupy przedsiębiorców, ale wszyscy przedsiębiorcy, a z kolei jedynie poszczególne grupy przedsiębiorców są z tego obowiązku zwolnione.
Warto jednak przeanalizować sytuacje, w których podatnik będzie zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Sytuacje takie możemy podzielić na dwie grupy: na zwolnienia podmiotowe oraz na zwolnienia przedmiotowe.
Kto może być zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?
Zwolnienie podmiotowe polega na tym, że przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, gdy kwota obrotu z tytułu sprzedaży na rzecz konsumentów w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym nie przekroczyła 20.000,00 zł. Należy jednak pamiętać, że w przypadku podatników rozpoczynających w danym roku prowadzenie działalności limit zwolnienia obliczany jest proporcjonalnie do okresu jej wykonywania. Oznacza to zatem, że przy przekroczeniu obrotu w wysokości 20.000,00 zł przedsiębiorca ma obowiązek zakupu kasy fiskalnej. Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym obrót przekroczył ww. limit. Powyższe przedstawimy na prosty i czytelnym przykładzie.
Przykład: Przedsiębiorca zajmujący się sprzedażą rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej w lutym 2015 r.. We wrześniu 2015 r. wartość sprzedaży przekroczyła kwotę 20.000,00 zł. Przedsiębiorca będzie musiał zatem po upływie dwóch miesięcy, tj. od 01 grudnia 2015 r. zacząć używać kasy fiskalnej.
Kolejną wartą zaznaczenia kwestią jest zwolnienie przedmiotowe tzn. zwolnienie pewnego kręgu osób od obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Pełną listę podmiotów zwolnionych z obowiązku posiadania kasy fiskalnej można znaleźć w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 04 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Istotnym zwolnieniem z obowiązku posiadania kasy fiskalnej jest także sytuacja, w której świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła. Należy przy tym zaznaczyć, że zwolnienie to dotyczy wyłącznie świadczenia usług. Nie odnosi się do dostawy towarów.
Ponadto zwolnionym od obowiązku posiadania kasy fiskalnej jest przedsiębiorca, zajmujący się dostawą towarów w systemie wysyłkowym (np., przesyłka kurierska), w sytuacji, w której dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji księgowej wyraźnie wynika za jakie czynności została dokonana zapłata.
Kto na pewno musi posiadać kasę fiskalną?
Dodatkowo warto także wspomnieć, że obok ww. istnieją czynności, którą są wyłączone ze zwolnienia z obowiązku posiadania kas fiskalnych i muszą je posiadać niezależnie od wysokości obrotu. Wszystkie kategorie tych podmiotów wskazane są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 31 grudnia 2014 r. Do najpopularniejszych należą: dostawa gazu płynnego, dostawa pewnych (konkretnie wskazanych w rozporządzeniu) części do pojazdów mechanicznych, dostawa sprzętu fotograficznego, płyt CD, DVD, wyrobów tytoniowych, alkoholowych, a także usługi przewozów pasażerskich czy usługi przewozu osób i ich bagażu., usługi prawne, usługi doradztwa podatkowego.
Warto także poruszyć temat dokumentowania dokonania zakupów w sytuacji, w której nie wystawiamy rachunku bądź faktury VAT (faktura VAT może być wystawiona jedynie na wyraźne życzenie klienta). Co zatem w takiej sytuacji wydawać klientowi? Jeżeli przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, klientowi w miejsce paragonu powinien być wydawany rachunek. Zasady wystawiana rachunków zostały uregulowane w Ordynacji podatkowej. Podkreślić jednak należy, że wydawanie rachunków jest obowiązkowe jedynie na żądanie kupującego lub usługobiorcy. Oczywiście rachunek taki można wydawać także bez żądania, jednakże w sytuacji, w której klient o niego poprosi jego wystawienie jest obligatoryjne. Sprzedaż bezrachunkową należy oczywiście ewidencjować w prowadzonej na bieżąco ewidencji sprzedaży.
A czy Ty masz kasę fiskalną? A może masz jakieś pytania lub wątpliwości? Czekamy na kontakt!
